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发布日期:2022年01月26日
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会议会场控制知识

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会议会场控制知识

现场控制。
现场控制是体现总协调人应变能力的一环,事实上,一个好的协调人会将工作做在前面:首先是预防变数的发生。比如平时做一些培训,事前做一些排练。从实践来看,现场的突变往往是因为沟通不畅,考虑不周,以及礼节上的疏忽。应该重点重视这些方面;其次,要在事前准备好备选方案;再次,注意积累现场的灵活应变的处理技巧。
对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通,对于前来的记者,应该一视同仁,不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。
在气氛的控制上,总协调人处于一个平衡的“重心”上,气氛轻松活泼,与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人,如果是自己主持则会好一些,但往往是分身乏术,因此在发布会中,需要提前安排好一些事情,事先要与主持充分沟通,让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。
在产品的演示讲解过程中,可以用一些现代科技手段,结合做好的示意图、三维图形、录相、幻灯片等,以助与会者的理解。
答记者问上,一般来说,由一位主答人负责回答,必要时,如涉及到专业性强的问题,由他人辅助。
在国内,大多数记者不会提恶意刁难的问题,有时连善意刁难的问题都少涉及到,往往觉得太不精彩。事实上,提问能够反映记者对会议内容理解、把握的广度和深度,是记者站在大众的立场提出争议点、重点、难点和大众关心的“点”,更有助于传播。
发布会前一般会准备记者答问备忘提纲,并在事先取得一致意见,尤其是主答和辅助答问者要取得共识。
在发布会的过程中,对于记者的提问应该认真作答,对于无关或过长的提问则可以委婉礼貌地制止,对于涉及到企业秘密的问题,有的可以直接、礼貌地告诉它是企业机密,一般来说,记者也可以理解,有的则可以委婉作答。不宜采取“无可奉告”的方式。对于复杂而需要大量的解释的问题,可以先简单答出要点,邀请其在会后探讨。
整个会议应有正式的结尾。如果发布会安排在晚餐或午餐前结束,则应该有酒会或自助宴会等,在会议结束时,由主持人通知时间与地点。
发布会后,宴会前,一般在贵宾室安排更深入的采访。

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